La Croix-Rouge luxembourgeoise recrute un

Employé administratif (M/F/D) pour son service Réception et Accueil téléphonique– référence : 6882

à Luxembourg-Ville en CDI à 40h/semaine.

Missions :

Gestion de la Helpline téléphonique 2755 et de la boîte mail générale de la Croix-Rouge luxembourgeoise
- Réceptionner les appels téléphoniques
- Orienter l’interlocuteur tout en suivant le processus établi dans les cahiers des charges des services
- Rédiger le compte-rendu de l’appel et faire le suivi si nécessaire
Mettre à jour les cahiers des charges et différentes listes
Gérer les inscriptions du plan Canicule
Mettre à jour les bases de données
Accueillir et informer les collaborateurs, le grand public, les donateurs, les bénéficiaires ou toute autre personne se présentant à la réception
Réceptionner et ranger les dons
Traiter le courrier entrant et sortant quotidiennement (dispatching, scan, mise sur SharePoint, mise sous pli, affranchissement, …)
Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs (photo et badge)
Commander des repas pour des réunions, les fournitures de bureau, produits d’hygiène et café et tenir un inventaire des stocks
Gérer les rendez-vous d’entretien du véhicule, du vélo, de l’ascenseur, du nettoyage des fenêtres, etc…
Préparer et remettre en ordre les salles de réunion (rangement, nettoyage, réassortiment)

Profil :

Formation en secrétariat, administration ou autre formation similaire
Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans un poste similaire
Excellentes compétences de communication écrite et orale
Capacité de priorisation des tâches, polyvalence et gestion du temps
Excellentes capacités d’écoute
Maîtrise des langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise
Compétences informatiques : Outlook, Excel, Word, SharePoint

En cas d’embauche, un extrait de casier judiciaire vous sera demandé.

Compétences requises

Helpline managementTelephone call handling and routingCall reporting and follow-upProcess compliance and procedure adherenceUpdating procedural documents (cahiers des charges)Database maintenance and data entryMail and postal handling (dispatching, scanning, mailing)SharePoint document managementMicrosoft Office (Outlook, Excel, Word)Front-desk reception and visitor managementInventory and procurement of supplies/stock managementMeeting room and event logistics (setup, catering orders)Scheduling and appointment coordination (maintenance, vehicle, etc.)Multilingual communication (Luxembourgish, French, German, English)Advanced communication skills (written, oral, active listening)

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