ASSISTANT(E) de la SOUS-DIRECTION TECHNIQUE

L’assistant(e) de la sous-direction technique est prioritairement chargé(e) :

• D’assurer la gestion des agendas et l’organisation éventuelle des réunions du sous-directeur, de son adjoint, des chefs de division et de bureau, des directeurs de programmes et leurs adjoints et des PMO et pilote de production;

• Du traitement des expressions de besoin et des services faits liés aux achats spécifiques de la sous-direction technique ;

• De suivre les éléments d’achats et du budget en liaison avec les chefs de division et de bureau ;

• De tenir à jour les différents registres et dossiers ;

• De gérer les déplacements des agents de la sous-direction ;

• D’organiser le bon déroulement des formations dispensées aux services ministériels par la sous-direction (gestion du calendrier, des inscriptions, du bon déroulement des séances…)

• D’accompagner les agents dans les tâches administratives ou activités (demandes de formations, congés…) inhérentes à leurs fonctions ;

• De centraliser et vérifier l’exhaustivité des dossiers remontés par les agents ou les chefs de bureau (évaluations, demande de télétravail, demandes d’aménagements…) ;

• D’assurer la synthèse régulière en lien avec les chefs de division et de bureau relatif à l’avancement du processus de recrutement, et s’assurer que les candidatures sont traitées rapidement par les managers de la sous-direction ;

• De gérer le suivi des tours d’astreintes et du télétravail ;

• D’assurer l’interface entre le secrétariat de direction et les bureaux de la SDT ;

• De traiter les changements individuels de position des agents en liaison avec le BRH incluant la situation de présence ;

• Apporter un soutien aux managers dans les parcours au sein du GIC des agents (adéquation des besoins, circuits arrivée/départ, annuaires, …).

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et polyvalente, dotée d’un excellent sens du relationnel et du service, pour accompagner les équipes de la sous-direction technique dans leur fonctionnement quotidien.

Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre réactivité et votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément, tout en sachant hiérarchiser les priorités. Vous savez faire preuve de discrétion, de confidentialité et d’adaptabilité dans un environnement dynamique, en lien avec de nombreux interlocuteurs.

À l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs, vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et d’un réel sens de l’organisation. Vous êtes en mesure d’assurer un suivi administratif fiable, notamment sur les sujets liés aux ressources humaines, aux achats, au budget et à la coordination des activités.

Votre esprit d’équipe, votre sens de l’initiative et votre capacité à anticiper les besoins seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste. Vous appréciez les missions variées, les échanges avec différents métiers et souhaitez jouer un rôle central dans la fluidité et l’efficacité du fonctionnement d’une sous-direction.

Une première expérience dans des fonctions d’assistanat de direction, de gestion administrative ou de coordination serait appréciée. Une connaissance de l’environnement de l’administration publique constituerait un atout supplémentaire.

FONDEMENT JURIDIQUE DE RECRUTEMENT :

Le poste nécessitant d'accéder à des informations relevant du secret de la défense nationale française, le titulaire fera l'objet d'une procédure d'habilitation, conformément à l'instruction générale interministérielle n°1300.

NATIONALITE FRANCAISE OBLIGATOIRE

Si votre candidature est présélectionnée, vous serez contacté(e) afin d'échanger sur vos attentes et vos motivations et, le cas échéant, de convenir d'une date d'entretien.

Les entretiens de sélection pourront être menés en présentiel ou en distanciel par l'employeur.

Des tests techniques pourront vous être proposés.

Si vous le souhaitez, vous pourrez également solliciter un entretien avec les ressources humaines, à votre convenance, afin d'obtenir des informations complémentaires sur le poste, l'environnement de travail ou les conditions de recrutement.

Vous serez informé(e) des suites données à votre candidature.