Secrétaire Accompagnement social et protection des personnes H/F

Mission principale

• Enregistrer les mouvements des mesures,

• Collecter les indicateurs d’activité et les mettre en forme,

• Effectuer des travaux administratifs et de secrétariat,

• Gérer le courrier au moyen notamment de la gestion électronique des documents,

• Assurer l’accueil téléphonique,

• Gérer l’armoire à clés des usagers et les enregistrements correspondants.

Attentes et finalités du poste

• Assurer la continuité du service dans le cadre des enregistrements,

• Faire preuve de discrétion professionnelle ou respecter le secret professionnel en fonction de la mission,

• Maitriser les outils bureautiques : traitement de texte, messagerie, tableur, le(s) logiciel(s) métier(s), les imprimantes et numériseurs.

Activités principales

Participation aux missions du service

• Analyser les jugements, ordonnances, décisions, les enregistrer dans les logiciels métiers,

• Saisir des données informatiques, numériser, indexer,

• Traiter, mettre en forme et diffuser des courriers, documents,

• Gérer les courriers réceptionnés et les navettes,

• Réceptionner, orienter les appels téléphoniques ou transmettre des messages via le logiciel,

• Renseigner les usagers et tiers selon les procédures en place,

• Assurer en cas de nécessité, l’accueil physique du public et l’orienter,

• Concevoir, formaliser et adapter des protocoles et/ou des modes opératoires,

• Classer et archiver des documents,

• Assurer des travaux administratifs divers,

• Assurer le classement et suivi des incidents et réclamations.

Participation au fonctionnement du service

• Rendre compte de son activité,

• Compléter le calendrier Outlook et rendre compte de ses horaires de travail dans le respect du règlement intérieur et des notes de service,

• Participer aux réunions de service,

• Appliquer la démarche d’amélioration continue du service rendu, participer à l’évaluation interne et externe, au projet de service, et aux plans d’action qui en découlent Participer aux groupes d’analyse des pratiques dans le respect des préconisations des bonnes pratiques professionnelles, de la démarche bientraitance et de la démarche des risques psychosociaux,

• Participer à la formation des nouveaux personnels et des stagiaires.

Classification conventionnelle

CCN 66 – Annexe 2 – Agent administratif principal – coefficient 403 - Indemnité Ségur en sus

Avantages

• Accompagnement à la prise de poste

• Travail hebdomadaire : Du lundi latin au vendredi midi

• Mutuelle prise en charge à 80%

• CSE / Billetterie / Titres restaurant / Chèques vacances / Cartes cadeaux…

Vous disposez d'un diplôme DEUG ou BTS de secrétariat ou d'assistant(e) administratif(ve).

Vous voulez faire parti d'une équipe bienveillante, dynamique,

REJOIGNEZ-NOUS

Si votre candidature est sélectionnée, un entretien vous sera proposé avec le Directeur du Pôle ASPP.