Tương Mai, Hà Nội|NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU(LOGISTICS)| Lương 8–15 triệu + THƯỞNG

Giới thiệu vị trí

Nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện và theo dõi bộ hồ sơ cho các lô hàng xuất nhập khẩu. Vị trí này phối hợp với khách hàng, hãng tàu, đại lý, nhà cung cấp, bộ phận khai báo hải quan và các phòng ban nội bộ để đảm bảo chứng từ chính xác, tiến độ lô hàng được cập nhật kịp thời và các vấn đề phát sinh được xử lý đúng quy trình.

Công ty tìm kiếm ứng viên đã có kinh nghiệm thực tế từ 2–5 năm trong lĩnh vực chứng từ xuất nhập khẩu, logistics hoặc khai báo hải quan; có khả năng chủ động theo dõi công việc và chịu trách nhiệm đến khi hoàn thành hồ sơ được giao.

Mô tả công việc

1. Chuẩn bị và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu

• Tiếp nhận thông tin lô hàng, yêu cầu dịch vụ và hồ sơ từ khách hàng hoặc bộ phận phụ trách.
  
• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và thống nhất của thông tin trên các chứng từ liên quan, tùy theo từng lô hàng, như:
  • Hợp đồng mua bán;
    
  • Hóa đơn thương mại;
    
  • Phiếu đóng gói;
    
  • Vận đơn;
    
  • Giấy chứng nhận xuất xứ;
    
  • Giấy phép, chứng thư kiểm tra chuyên ngành và các hồ sơ khác theo yêu cầu của lô hàng.
    
• Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ, bao gồm tên và địa chỉ các bên, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, cảng đi/cảng đến và các thông tin liên quan.
  
• Phát hiện điểm thiếu, sai lệch hoặc chưa rõ trên hồ sơ; trao đổi với bên liên quan để xác minh và đề nghị điều chỉnh trước khi chứng từ được sử dụng hoặc gửi đi.
  
• Soạn thảo, hoàn thiện, gửi và lưu trữ chứng từ theo yêu cầu của khách hàng, đối tác và quy trình nội bộ.
  
• Theo dõi việc nhận chứng từ từ khách hàng, nhà cung cấp và đại lý; chủ động nhắc các bên gửi bổ sung hoặc điều chỉnh khi cần.
  

2. Theo dõi lô hàng và phối hợp giao nhận

• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và tình trạng lô hàng từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khi hoàn tất các công việc chứng từ được giao.
  
• Phối hợp với bộ phận kinh doanh, giao nhận, khai báo hải quan, kế toán hoặc các bộ phận liên quan để cập nhật kế hoạch và xử lý công việc đúng thời hạn.
  
• Làm việc với khách hàng, hãng tàu, đại lý, nhà cung cấp và các đối tác liên quan về thông tin chứng từ, lịch trình, yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.
  
• Cập nhật kịp thời tình trạng lô hàng và các mốc công việc quan trọng cho người phụ trách hoặc khách hàng theo phân công.
  
• Theo dõi các thời hạn liên quan đến việc gửi, nhận và chỉnh sửa chứng từ để hạn chế chậm trễ hoặc phát sinh chi phí do thiếu hồ sơ.
  

3. Khai báo hải quan và xử lý hồ sơ chuyên ngành

• Thực hiện hoặc phối hợp thực hiện khai báo hải quan theo phân công, phù hợp với kinh nghiệm và phạm vi công việc của vị trí.
  
• Chuẩn bị và kiểm tra dữ liệu phục vụ khai báo; đối chiếu thông tin khai báo với bộ chứng từ của lô hàng.
  
• Phối hợp với bộ phận khai báo, khách hàng và các bên liên quan để bổ sung, điều chỉnh hồ sơ khi cơ quan chức năng yêu cầu.
  
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ, thông quan và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành nếu có.
  
• Báo cáo kịp thời các vướng mắc về chứng từ, dữ liệu hoặc tiến độ cho quản lý trực tiếp; đề xuất phương án xử lý trong phạm vi chuyên môn.
  

4. Quản lý hồ sơ và báo cáo công việc

• Lưu trữ hồ sơ điện tử và bản cứng theo quy định, đảm bảo hồ sơ có thể được tra cứu khi cần.
  
• Cập nhật dữ liệu lô hàng, trạng thái xử lý và thông tin chứng từ lên hệ thống hoặc biểu mẫu của công ty.
  
• Theo dõi danh sách công việc đang xử lý, thời hạn hoàn thành và các hồ sơ còn chờ phản hồi.
  
• Báo cáo tiến độ, khối lượng công việc, vấn đề phát sinh và kết quả xử lý theo yêu cầu của quản lý.
  
• Bảo mật thông tin khách hàng, đối tác, giá dịch vụ và hồ sơ lô hàng theo quy định công ty.
  

5. Phối hợp nội bộ và cải tiến nghiệp vụ

• Phối hợp với các thành viên trong nhóm để đảm bảo công việc được bàn giao đầy đủ khi có thay đổi nhân sự, lịch làm việc hoặc phân công.
  
• Tham gia rà soát quy trình xử lý chứng từ, biểu mẫu và cách lưu trữ hồ sơ; phản hồi những điểm có thể gây sai sót hoặc chậm tiến độ.
  
• Hỗ trợ hướng dẫn nhân viên mới hoặc thực tập sinh về quy trình và thao tác nghiệp vụ phù hợp với kinh nghiệm.
  
• Thực hiện các công việc liên quan khác theo phân công của quản lý trực tiếp.
  

Requirements

Yêu cầu ứng viên

Kinh nghiệm và chuyên môn

• Có 3–5 năm kinh nghiệm trong một hoặc một số lĩnh vực: chứng từ xuất nhập khẩu, logistics, giao nhận quốc tế hoặc khai báo hải quan.
  
• Hiểu quy trình xử lý chứng từ cho lô hàng xuất nhập khẩu và mối liên hệ giữa các loại chứng từ.
  
• Có kinh nghiệm kiểm tra, đối chiếu và theo dõi hồ sơ; biết nhận diện thông tin thiếu, sai lệch hoặc chưa thống nhất.
  
• Có khả năng phối hợp với khách hàng, đại lý, hãng tàu, nhà cung cấp và các bộ phận nội bộ.
  
• Ưu tiên ứng viên đã trực tiếp xử lý hồ sơ và theo dõi lô hàng đến khi hoàn thành các đầu việc được giao.
  
• Đã sử dụng các phần mềm Logistics như SMS hoặc phần mềm tương đương như Cargowise, ELSA... là một lợi thế.
  
• Tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng hoặc đại học các ngành Logistics, Xuất nhập khẩu, Kinh doanh quốc tế, Ngoại thương, Hải quan hoặc ngành liên quan là lợi thế.
  

Kỹ năng và phẩm chất

• Cẩn thận, có trách nhiệm và chú ý đến độ chính xác của dữ liệu, chứng từ.
  
• Có khả năng sắp xếp công việc, theo dõi nhiều hồ sơ và ghi nhớ các mốc thời hạn.
  
• Chủ động trao đổi khi hồ sơ thiếu thông tin hoặc có nguy cơ chậm tiến độ.
  
• Giao tiếp rõ ràng, phối hợp tốt và có thái độ chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng, đối tác.
  
• Sử dụng được các công cụ văn phòng như email, bảng tính và phần mềm xử lý văn bản.
  
• Tiếng Anh đọc hiểu chứng từ và trao đổi công việc qua email là lợi thế.
  
• Có tinh thần học hỏi, sẵn sàng cập nhật nghiệp vụ và tuân thủ quy trình làm việc.
  

Kết quả công việc kỳ vọng

• Hồ sơ được chuẩn bị, kiểm tra và lưu trữ đầy đủ theo quy trình được giao.
  
• Thông tin giữa các chứng từ được đối chiếu và các sai lệch được phản hồi kịp thời.
  
• Tiến độ xử lý hồ sơ được cập nhật rõ ràng; các đầu việc được theo dõi đến khi hoàn tất hoặc bàn giao đầy đủ.
  
• Các vướng mắc ảnh hưởng đến chứng từ hoặc tiến độ được báo cáo sớm cho người phụ trách.
  
• Công việc được thực hiện theo yêu cầu chất lượng, thời hạn và KPI đã thống nhất với quản lý.
  

Benefits

Quyền lợi

• Thu nhập từ 8–15 triệu đồng/tháng, căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và kết quả KPI.
  
• Thưởng tháng lương thứ 13 theo chính sách công ty.
  
• Thưởng quý và thưởng vào các dịp lễ theo quy định, kết quả hoạt động và chính sách áp dụng.
  
• Hưởng các khoản phụ cấp theo chính sách công ty.
  
• Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
  
• Được khám sức khỏe định kỳ hằng năm.
  
• Được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ logistics và chứng từ quốc tế.
  
• Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thân thiện, có cơ hội tích lũy kinh nghiệm và phát triển lâu dài.
  

Lộ trình phát triển

Lộ trình được xem xét dựa trên năng lực thực tế, kết quả công việc, nhu cầu của bộ phận và chính sách công ty.

• Nhân viên Chứng từ: Chủ động xử lý hồ sơ và theo dõi các lô hàng được phân công; đảm bảo chứng từ đầy đủ, chính xác và đúng hạn.
  
• Chuyên viên Chứng từ: Đảm nhiệm các lô hàng hoặc hồ sơ phức tạp hơn; phối hợp xử lý tình huống, hỗ trợ rà soát quy trình và hướng dẫn nhân viên mới.
  
• Trưởng nhóm/Quản lý Chứng từ: Quản lý tiến độ và chất lượng hồ sơ của nhóm; phân công, hỗ trợ nhân sự và tham gia xây dựng quy trình.
  
• Định hướng phát triển: Có cơ hội được xem xét phát triển lên vị trí quản lý bộ phận chứng từ vận tải quốc tế khi đáp ứng yêu cầu chuyên môn, quản lý và kết quả công việc.
  

Địa điểm và cách thức ứng tuyển

• Địa điểm làm việc: Tương Mai, Hà Nội.
  
• Ứng viên vui lòng gửi: CV cập nhật, nêu rõ kinh nghiệm liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu, logistics hoặc khai báo hải quan.
  

Quy trình tuyển dụng

Quy trình dự kiến gồm 2 vòng:

1. Vòng 1 – Trao đổi với Nhân sự: Tìm hiểu kinh nghiệm, mong muốn công việc, mức thu nhập kỳ vọng và khả năng phù hợp với vị trí.
   
2. Vòng 2 – Phỏng vấn chuyên môn: Trao đổi với quản lý bộ phận về kinh nghiệm xử lý chứng từ, tình huống nghiệp vụ và cách phối hợp trong công việc.