Sachbearbeiter Kundenservice (m/w/d)

Als Sachbearbeiter Kundenservice (m/w/d) sind Sie die erste Ansprechperson für unsere Mandanten bei organisatorischen Fragen: Termine, Unterlagen, Rechnungen und Rückfragen zu laufenden Projekten. Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit; Sie arbeiten remote aus ganz Deutschland, die Firma sitzt in Berlin.

Ihre Aufgaben

• Sie beantworten Anfragen von Mandanten per E-Mail und Telefon oder leiten sie an das zuständige Team weiter.
• Sie vereinbaren Termine und verschicken Einladungen und Unterlagen.
• Sie fordern fehlende Unterlagen bei Mandanten an und halten nach, bis sie vollständig sind.
• Sie klären Rückfragen zu Rechnungen gemeinsam mit unserer Buchhaltung.
• Sie pflegen Kontaktdaten und den Stand der Anfragen in unserem CRM.

Eine typische Woche
Morgens sehen Sie das gemeinsame Postfach durch und beantworten, was Sie selbst klären können. Den Rest geben Sie an die zuständige Beraterin oder den Berater weiter und halten nach, dass er beantwortet wird. Unter der Woche koordinieren Sie Termine und erinnern Mandanten an ausstehende Unterlagen. Freitags prüfen Sie, welche Anfragen noch offen sind.

Was Sie mitbringen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung.
• Erste Erfahrung im Kundenservice, im Sekretariat oder in einer Kanzlei.
• Freundlicher und klarer Ton am Telefon und in E-Mails.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Outlook, Word und Excel.

Von Vorteil, aber keine Voraussetzung

• Englischkenntnisse für Anfragen internationaler Mandanten.
• Erfahrung mit einem CRM.
• Erfahrung in einer Beratung oder Kanzlei.

Was Westhafen bietet

• Eine unbefristete Vollzeitstelle, remote aus ganz Deutschland, mit Sitz der Firma in Berlin.
• Eine feste Ansprechperson, die Sie in die Abläufe einarbeitet.
• Klare Zuständigkeiten und planbare Arbeitszeiten.
• Kolleginnen und Kollegen in Projektmanagement und Verwaltung, die Sie unterstützen.

Über Westhafen
Westhafen Consulting ist eine Unternehmensberatung mit Sitz am Kurfürstendamm 195 in Berlin. Wir beraten Geschäftsführungen, Gesellschafter und Beiräte von mittelständischen Unternehmen und Familienunternehmen zu Strategie, Organisation, Nachfolge und Transaktionen. Jedes Mandat wird von einer Partnerin oder einem Partner geleitet, die oder der von Anfang bis Ende verantwortlich bleibt.
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