Agent administratif (m/f/d) (CDI)

1 Agent administratif (m/f/d)

sous le régime de l’employé communal

groupe d'indemnité B1, sous-groupe administratif

à raison de 40 heures/semaine et à durée indéterminée

Profil :

Conditions d’admissibilité

·         Les candidat.es doivent être en possession d’un diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent classé au niveau 4 du cadre luxembourgeois des qualifications (B1) ;

·         Être ressortissant d’un État membre de l’Union Européenne ;

·         Maîtrise parfaite du luxembourgeois, du français et de l’allemand.

Compétences métier

·         Compétences en gestion de projet, planification d’événements, relations publiques et gestion budgétaire, ainsi qu’une capacité à apporter un soutien ponctuel à l’organisation de certains cours ;

·         Connaissances en gestion de projets culturels, avec une capacité à gérer les aspects logistiques et organisationnels et à coordonner les besoins techniques avec les services ou prestataires compétents ;

·         Savoir rédiger des textes, lettres, règlements et autres contenus administratifs ou promotionnels ;

·         Compétences en gestion de contenu multimédia (photos, vidéos, site web, applications mobiles) ;

·         Connaissance des outils numériques et des réseaux sociaux pour la communication en ligne.

·         Capacité à collaborer avec des artistes, des prestataires culturels, des chargé·e·s de cours et des associations ;

·         Aptitude à travailler en équipe et à coordonner plusieurs projets simultanément ;

·         Capacité à gérer les urgences et les situations imprévues avec calme, réactivité et efficacité ;

·         Disponibilité pour assurer la coordination des événements en soirée et les week-ends.

Expérience professionnelle (pourra constituer un atout)

·         Expérience dans une administration publique, la gestion de projets ou la coordination administrative.

Rôles et tâches :

Coordination de tout type d’événements (réceptions, expositions, manifestations de grande envergure, etc.)

·         Concevoir, organiser et coordonner des événements culturels et artistiques pour la commune, y compris des expositions à la Galerie CollART, en assurant leur bon déroulement du début jusqu’à la fin ;

·         Apporter, selon les besoins, un soutien ponctuel à l’organisation des cours communaux, notamment pour la réservation des salles et du matériel nécessaire ;

·         Sélectionner et coordonner les prestataires et partenaires culturels nécessaires à la mise en oeuvre des événements (artistes, intervenant·e·s, technicien·ne·s, etc.) ;

·         Assurer la gestion logistique, technique et budgétaire des événements (préparation des lieux, coordination du matériel technique, gestion des inscriptions et des invitations, établissement de plans de site, etc.) ;

·         Apporter un soutien aux associations locales dans la préparation de leurs manifestations, en leur fournissant des conseils pratiques et un appui dans le cadre des réservations des salles communales et du matériel événementiel ;

·         Préparer et participer aux réunions de briefing et de débriefing pour les événements, afin d’assurer une bonne coordination entre les équipes ;

·         Effectuer un suivi post-événement pour les manifestations culturelles et les événements associatifs, incluant des bilans, des enquêtes de satisfaction et des reportages photos/vidéos afin de documenter les événements ;

·         Apporter un soutien à la rédaction des règlements et autres procédures en lien avec l’organisation de manifestations.

Coordination des manifestations sur place, y compris les soirs et les weekends

·         Veiller à ce que chaque événement se déroule sans problème, en supervisant l’ensemble des opérations le jour de l’événement ;

·         Intervenir rapidement pour résoudre tout problème ou imprévu pouvant survenir lors des événements ;

·         Prendre des photos lors des réceptions et événements, contribuant à la documentation et à la communication visuelle de la commune :

·         Assurer, lorsque les besoins du service l’exigent (absence, maladie, indisponibilité, etc.), la couverture des événements organisés par le Service Égalité des Chances et du Vivre Ensemble, afin de garantir la continuité des activités.

Gestion des réservations des salles et du matériel communal

·         Gérer les réservations des salles communales, des centres culturels et du matériel communal, notamment via le site reservation.steinfort.lu, en assurant un traitement fluide des demandes et en vérifiant les disponibilités nécessaires pour les événements ;

·         Tenir à jour les calendriers de réservation et assurer une communication claire avec les personnes et organismes ayant introduit une demande de réservation de salle ou de matériel communal.

Support à la communication

·         Collaborer avec l’équipe de communication pour la conception et la rédaction de supports de communication afin de promouvoir les événements, les expositions et les cours organisés par la commune ;

·         Participer à la mise à jour des sites internet et des réseaux sociaux, en assurant une visibilité continue des activités, des cours et des événements de la commune ou de tout autre message de la commune ;

·         Assurer une veille culturelle et médiatique pour identifier de nouvelles opportunités de communication et renforcer la présence de la commune sur la scène culturelle ;

·         Assurer le rôle de premier point de contact de la commune pour les questions liées au tourisme, notamment dans les échanges avec l’ORT Guttland et le LEADER Zentrum Westen, et orienter, selon les besoins, les demandes vers les interlocuteur·rice·s compétent·e·s.

Assister à l’organisation et la coordination du service PR et événementiel

·         Effectuer toute sorte de travaux administratifs ;

·         Faire le suivi des dossiers, correspondances, procédures et préparer des documents, des rapports et des présentations ;

·         Assurer la gestion des documents et dossiers physiques et électroniques, en assurant un classement efficace et une accessibilité facile ;

·         Assister aux réunions pour prendre des notes, rédiger des comptes rendus et suivre les actions convenues ;

·         Se coordonner avec les autres services communaux et développer une relation de confiance avec les autres agents ;

·        Analyser des textes législatifs et règlementaires et veiller au respect des lois et règlements régissant la matière ;

·        Contribuer à organiser le service de manière à assurer l’efficacité, la qualité, la performance en vue d’atteindre les objectifs ;

·        Communiquer régulièrement avec le/la chef·fe de service.

Gestion de la communication d’urgence

·         Assurer la diffusion rapide d’informations en cas d’urgence via les canaux numériques (presse, site web, réseaux sociaux), en rédigeant des messages clairs et adaptés afin d’informer efficacement la population.