Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Leucan est à la recherche d'une personne pour remplacer un congé de maladie dans son équipe finances et administration.
Poste temporaire à temps plein (35 heures/semaine)
Lieu: Travail hybride - Montréal

Faites une différence, chaque jour !
Travailler chez Leucan, c’est bien plus qu’un emploi, c’est un engagement porteur qui donne un sens à chaque journée !

Les talents et l’engagement de notre équipe sont reconnus et valorisés, car nous savons que votre bien-être est essentiel pour vous épanouir. Avec une équipe soudée et inspirante, vous contribuerez chaque jour à une cause qui fait une réelle différence. Chez Leucan, nous vous offrons un environnement stimulant où l’on grandit ensemble, portés par des valeurs fortes et un profond respect de l’humain.

      1. Votre rôle dans la famille de Leucan :

Sous la supervision de la direction provinciale, finances et administration, le titulaire sera      principalement responsable de la coordination des besoins administratifs, de leur planification, de leur évaluation, de leur optimisation, ainsi que de la mise en place de procédures, tout en respectant les contraintes de l’organisation.

Les principaux besoins administratifs sont la gestion des locaux (baux, entretien,            déménagements, sécurité), la gestion provinciale de fournisseurs administratifs (internet,            entretien, imprimantes, messagers), la gestion du matériel informatique, des fournitures de            bureaux, de la téléphonie IP, des outils technologiques et de tout autre élément qui assure le            bon fonctionnement administratif de l’organisation.

Responsable de l’implantation et de l’utilisation d’un nouveau système de téléphonie IP

• Être la personne ressource à l’interne pour la configuration du système et pour le soutien technique auprès des utilisateurs;
  
•  Rédiger les procédures;
  
• Donner des formations sur l’utilisation du système;
  
• Assurer les mises à jour du système et les communications avec le fournisseur de services.
  
  

Gérer la billetterie des demandes administratives internes

• Analyser les demandes, les prioriser et les exécuter tout en veillant à ce qu’elles respectent les limites de l’organisation;
  
• Effectuer tous suivis auprès des fournisseurs lorsque la demande le nécessite;
  
• Rédiger un rapport trimestriel concis des demandes effectuées et des coûts associés à ces demandes, le cas échéant.
  
  

Coordonner la gestion des bureaux régionaux et des entrepôts

• Coordonner la gestion des accès physique des employés pour le siège social incluant la préparation, la remise et la récupération des clés d’entrée au besoin.
  
• Effectuer les suivis sur les baux : dates d’échéance, renouvellements, besoins spécifiques, etc.
  
• Effectuer toute recherche nécessaire afin d’évaluer les différentes options locatives et en analyser les différences (coûts, inconvénients, avantages, impact budgétaire);
  
• Coordonner les déménagements et voir aux impacts potentiels liés à ceux-ci;
  
• S’assurer de la conformité de la facturation en lien avec les différents contrats relatifs aux locaux;
  
• Maintenir et mettre à jour la liste des différents contacts d’urgence pour chacun des bureaux et la rendre disponibles aux personnes concernées.
  
  

Coordonner la gestion des fournisseurs administratifs

• Effectuer une vigie des fournisseurs actuels et veiller à ce le fournisseur sélectionné nous assure un tarif OBNL ou compétitif et que la dispense de services soit à la hauteur de nos attentes et standards;
  
• Négocier des ententes avec des fournisseurs;
  
• Veiller au niveau d’inventaire des fournitures et gérer les commandes au besoin.
  
• Effectuer le suivi administratif des polices d’assurances (renouvellements, documents, certificats).
  

Gestion des outils et équipements technologiques

• Effectuer une vigie des différents outils administratifs sur le marché, les analyser et les tester au besoin, afin d’identifier des outils pertinents;
  
• Mettre les outils identifiés en place, assurer la formation des usagers et être la personne ressource au besoin;
  
• Coordonner la gestion du matériel informatique des employés, incluant la préparation, l’expédition, le suivi et la récupération des équipements technologiques lors de l’intégration et de la cessation d’emploi;
  
• Toutes autres tâches connexes (réception, courrier, soutien au traitement des dons, soutien administratif autre)
  

Comptes payables

• Effectuer la saisie complète des factures fournisseurs dans le système comptable.
  
• Vérifier l’exactitude des informations (montants, taxes, codes comptables, fournisseurs).
  
• S’assurer des approbations nécessaires avant traitement.
  
• Classer et maintenir à jour les dossiers liés aux comptes fournisseurs.
  

2. Ce que vous savez

• Formation : Diplôme d’études collégiales en administration, en bureautique ou autres formations connexes jugées pertinentes ;
  
• Avoir 3 à 4 ans d’expérience dans des fonctions similaires ;
  
• Excellente maîtrise de l’environnement Windows et de la suite Office, très bonne connaissance et grande aisance avec les outils informatiques (PowerPoint, Excel, etc.).
  
• Connaissance d’un logiciel d’entrée de données (Salesforce ou autre CRM) ;
  Langues parlées et écrites : Français et anglais.
  

3. Ce que vous apportez

• Sens aigu du service à la clientèle ;
  
• Excellentes aptitudes à communiquer oralement ;
  
• Bonne organisation et méthodique ;
  
• Adhésion aux valeurs de Leucan ;
  
• Autonomie, initiative et esprit d’équipe.
  

4. Ce qu’on vous offre : bien plus que des avantages !

• Télétravail : Une flexibilité adaptée à vos besoins, selon les impératifs opérationnels ;
  
• Conciliation travail-vie personnelle : Votre équilibre est essentiel pour nous ;
  
• Programme d’aide aux employés : Une protection pour vous et votre famille ;
  

Chez Leucan, nous accueillons chacun(e) avec bienveillance, valorisant la diversité et l’inclusion sous toutes ses formes. Nous favorisons un environnement de travail respectueux, inclusif et axé sur le bien-être des membres du personnel, car nous croyons fortement que la diversité est essentielle à notre succès. Nous encourageons également la conciliation travail-famille pour soutenir un équilibre de vie sain.