Réceptionniste

REJOIGNEZ L’ÉQUIPE D’ACIER OUELLETTE !

Depuis 60 ans, Acier Ouellette se démarque dans le domaine de l'acier grâce à son expertise, sa rigueur et son engagement envers l'excellence. Parce que la première impression qu'un client garde de nous se joue au téléphone et à l'entrée, nous recherchons un(e) réceptionniste pour notre division de Saint-Jérôme, qui sera notre premier point de contact et le soutien clérical quotidien de l'équipe des ventes internes.

VOTRE RÔLE AU QUOTIDIEN :

Le ou la titulaire est le premier point de contact d'Acier Ouellette. Il ou elle accueille les visiteurs, reçoit les appels entrants et les achemine au bon interlocuteur, prend les messages et assure le soutien clérical courant de l'équipe des ventes internes.

Le rôle est centré sur l'accueil et le traitement administratif de base : réception et acheminement des appels, gestion du courrier, circulation des documents de commande, jumelage des bons de livraison et de production pour la facturation, classement et soutien général au bureau. Sous la supervision du Superviseur(e) des ventes internes, il ou elle travaille en lien étroit avec les représentants, les départements de l'entrepôt et l'équipe de comptabilité.

 Il ou elle contribue directement à la mission d'Acier Ouellette — « Passionné par le service; au-delà des métaux, au-delà des attentes » — par la qualité de son accueil, sa fiabilité et sa minutie.

 Accueil et réception des appels

•    Accueillir les visiteurs, clients et partenaires avec courtoisie, en reflétant les valeurs et l'image de marque d'Acier Ouellette.

•    Répondre aux appels entrants, filtrer et acheminer les communications au bon interlocuteur.

•    Prendre les messages avec exactitude et les transmettre sans délai à la personne concernée.

•    Diriger les visiteurs vers la personne ou le département approprié et appliquer les règles d'accès aux aires de travail (registre des visiteurs, équipements de protection individuelle requis).

•    Contacter les clients pour les aviser que leur commande est prête à être récupérée et consigner l'appel dans le système.

•    Effectuer les appels de suivi courants demandés par un représentant : confirmation d'un délai, rappel d'une commande prête.

•    Assurer la propreté et l'ordre du poste d'accueil (aire d'entrée, comptoir, salle d'attente).

 Courrier, documents et classement

•    Recevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons internes.

•    Préparer et expédier le courrier sortant.

•    Imprimer et remettre les commandes des vendeurs internes en télétravail au bon département : préparation, production ou logistique.

•    Photocopier, numériser, assembler et acheminer les documents à la demande de l'équipe.

•    Maintenir un système de classement logique et accessible pour les dossiers de livraison et de facturation, papier et numérique.

•    Numériser et archiver les dossiers administratifs.

 Soutien clérical à la facturation

•    Effectuer le jumelage des bons de livraison et des bons de production pour envoi à l'équipe de comptabilité en vue de la facturation.

•    Vérifier que les documents transmis à la comptabilité sont complets et lisibles, et signaler les pièces manquantes au représentant ou au département concerné.

•    Consulter l'ERP pour retrouver une commande, un client ou un statut de livraison.

•    Saisir des informations administratives simples dans le système selon les directives reçues : coordonnées d'un client, note de suivi, réimpression d'un document.

 Soutien administratif général

•    Assurer le suivi des fournitures de bureau : inventaire, préparation des commandes et réception.

•    Gérer l'inventaire des objets promotionnels (stylos, vêtements corporatifs, articles cadeaux), préparer les commandes et assurer la distribution lors d'événements internes ou d'activités clients.

•    Rédiger les comptes rendus de réunions internes et en assurer la distribution dans les délais requis.

•    Appuyer ponctuellement l'équipe administrative dans la préparation de documents, l'envoi de courriels et la mise à jour de listes.

Profil

Vos qualifications :

•    Diplôme d'études secondaires obligatoire; une formation en bureautique, en secrétariat ou en administration est un atout.

•    Minimum de 1 à 2 ans d'expérience en réception, en service à la clientèle ou en soutien administratif; une expérience en milieu industriel, manufacturier ou de distribution est un atout.

•    Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office (Outlook, Word et notions de base d'Excel).

•    Aisance avec un système téléphonique multiligne ou de téléphonie IP.

•    Capacité à consulter un système ERP et à y saisir des informations simples; la formation au système est offerte en emploi.

•    Aisance avec les appareils de bureau courants : photocopieur, numériseur, imprimante.

•    Une connaissance de base des processus de commande, de livraison et de facturation dans le domaine de la distribution d'acier est un atout; elle peut s'acquérir en emploi.

•    Français : langue de travail, maîtrise à l'oral et à l'écrit.

•    Anglais : niveau fonctionnel, principalement à l'oral. Motif de cette exigence : le poste est le premier point de contact de l'entreprise et reçoit les appels et les visiteurs de clients anglophones, qu'il doit accueillir, comprendre et diriger vers le bon interlocuteur. Le niveau requis est fonctionnel — aucune rédaction complexe n'est exigée. Toutes les activités internes se déroulent en français.

•    Sens de l'accueil, écoute et minutie : c'est vous qui donnez le ton à chaque appel et à chaque visite.

•    Poste sédentaire impliquant un travail à l'écran prolongé et la manipulation régulière de documents.

•    Présence requise au poste d'accueil durant les heures d'ouverture; le poste ne se prête pas au télétravail.

•    Manipulation occasionnelle de colis, de boîtes de fournitures et de matériel promotionnel (charges légères).

Informations contractuelles

Ce que nous offrons – Rejoindre la Force Spéciale de l’Industrie, c’est plus qu’un emploi, c’est une mission !

?      Une équipe soudée, une culture forte : Ici, personne ne reste derrière. Nous formons une vraie unité où entraide, respect et fierté font partie du quotidien. Chez Acier Ouellette, on travaille ensemble, on se dépasse ensemble et on célèbre nos succès ensemble.

?      Un horaire stable : Du lundi au vendredi, pour un équilibre travail-vie personnelle optimal.

?      Un salaire compétitif : Avec des augmentations annuelles et des bonifications basées sur la performance.

?      Une protection complète : Un régime d’assurance collective comprenant soins médicaux, dentaires, assurance vie, invalidité et assurances voyage.

?      Sécuriser ton avenir : Une participation de l’entreprise à ton REER, pour bâtir ton futur avec confiance.

?      Développement et progression : Acier Ouellette offre de réelles opportunités d’avancement et de développement professionnel. Ici, on mise sur le potentiel et la montée en compétences.

?️♂️      Un gym sur place (St-Jérôme) : Parce que la performance passe aussi par la santé physique, nos équipes ont accès à un gym directement en milieu de travail.

☕      Des petits plus au quotidien : Café, fruits et toasts gratuits pour bien démarrer la journée. Un carburant essentiel pour des missions réussies !

?      Un accès rapide à la santé : Programme de télémédecine et Programme d’Aide aux Employés (PAE) pour soutenir notre équipe dans tous les aspects de la vie.

?      Un environnement où on veut te voir grandir : Chez nous, chaque jour est un défi à relever, mais jamais seul. Acier Ouellette, c’est une famille industrielle, une Force Spéciale où chacun joue un rôle clé.

 Prêt à embarquer dans la mission ? Unissons nos forces !

Cette mission t’intéresse, envoie-nous ton curriculum vitae à jour et une lettre de motivation par courriel au rh@acierouellette.com, sur notre site web au fsao.ca ou par télécopieur au 450-432-9298 ou directement au 22 rue J.F. Kennedy, St-Jérôme, Québec J7Y 4B6 à l’attention du service des ressources humaines.