Sachbearbeiter Korrespondenz (m/w/d)

Als Sachbearbeiter Korrespondenz (m/w/d) führen Sie die schriftliche Kommunikation unserer Beratungsteams mit Mandanten und halten die Mandatsakten in Ordnung. Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit; Sie arbeiten remote, die Firma sitzt in Berlin.

Ihre Aufgaben

1. Sie schreiben Briefe und E-Mails an Mandanten nach Vorgaben des Teams und bestätigen Termine.
2. Sie prüfen Berichte und Anschreiben auf Zahlen, Daten, Namen und Rechtschreibung, bevor sie hinausgehen.
3. Sie führen die Mandatsakte: Entwürfe, Kommentare, finale Fassung und Ablage.
4. Sie bereiten Besprechungen vor, stellen Unterlagen zusammen und schreiben Protokollnotizen.
5. Sie halten Fristen und offene Punkte nach, damit keine Rückfrage liegen bleibt.

Eine typische Woche
Zu Wochenbeginn sehen Sie die offenen Vorgänge durch: Rückfragen von Mandanten, ausstehende Unterlagen und anstehende Termine. Sie bereiten die Antworten vor, stimmen sie mit der zuständigen Beraterin oder dem Berater ab und verschicken sie. In der Wochenmitte prüfen Sie einen Bericht vor der Übergabe auf Zahlen und Schreibweise. Am Freitag legen Sie die finalen Fassungen ab und bereiten die Korrespondenz für die nächste Woche vor.

Was Sie mitbringen

• Sie schreiben sicher und sauber auf Deutsch.
• Grundkenntnisse in Word, Outlook und Excel, etwa aus Ausbildung, Studium, Praktikum oder Nebenjob.
• Sorgfalt: Sie prüfen Zahlen und Namen lieber zweimal.
• Verlässlichkeit bei Terminen; Sie melden früh, wenn etwas nicht zu halten ist.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen.

Von Vorteil, aber nicht Voraussetzung

• Englischkenntnisse für die Korrespondenz mit internationalen Mandanten.
• Erfahrung in einem Sekretariat, einer Kanzlei oder einer Beratung.
• Erfahrung mit einer digitalen Aktenverwaltung.

Was die Firma bietet

• Eine unbefristete Vollzeitstelle, remote, mit Sitz der Firma in Berlin.
• Kolleginnen und Kollegen in Projektmanagement und Redaktion, von denen Sie lernen.
• Mitarbeit an echten Mandaten vom ersten Tag an.
• Klare Zuständigkeiten und planbare Abläufe.

Die Firma
Westhafen Consulting ist eine Unternehmensberatung mit Sitz am Kurfürstendamm 195 in Berlin. Die Firma berät Geschäftsführungen, Vorstände, Gesellschafter und Aufsichtsgremien von mittelständischen Unternehmen, Familienunternehmen und Investoren zu Strategie, Organisation, Governance, Nachfolge und Transaktionen. Jedes Mandat wird von einer Partnerin oder einem Partner geleitet, der von Anfang bis Ende verantwortlich bleibt.