Secrétaire de direction

CDI à temps plein

2026-085

Le Centre Hospitalier Neuro-Psychiatrique (CHNP) est un établissement public de référence au Luxembourg, structuré autour de trois entités aux missions complémentaires :

• La Rehaklinik, dédiée aux activités cliniques de réhabilitation psychiatrique ;

• Le Pontalize, spécialisé dans la prise en charge des personnes âgées ;

• De Park, axé sur l’accompagnement socio-pédagogique de personnes présentant un handicap mental.

Engagé dans une démarche de qualité et d’amélioration continue, le CHNP s’appuie sur l’expertise et l’engagement de plus de 1 100 collaborateurs et collaboratrices, ainsi que sur une administration transversale structurée soutenant l’ensemble de ses missions cliniques, médico-sociales et organisationnelles.

La Rehaklinik dispose de 247 lits hospitaliers. Afin de répondre à sa mission, elle s’appuie sur six domaines de compétences complémentaires :

• Addictologie ;

• Troubles anxieux et de l’humeur ;

• Troubles psychotiques ;

• Psychiatrie juvénile ;

• Psychiatrie socio-judiciaire ;

• Géronto-psychiatrie.

Ces expertises sont complétées par une offre de soins diversifiée, incluant notamment un dispositif ambulatoire développé, permettant d’assurer des parcours de soins adaptés, continus et centrés sur les besoins des patients.

Vous travaillerez du lundi au vendredi, amplitude horaire entre 07h00 et 19h00 (horaires mobiles).

Rattaché directement au Directeur des soins, vous êtes un acteur clé du bon fonctionnement administratif et organisationnel du Département des soins. Véritable point d’appui de la Direction des soins, vous contribuez à structurer et à fluidifier l’information, à assurer le suivi des dossiers et des décisions et à faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs du département. Grâce à votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à anticiper, vous veillez au bon déroulement des activités administratives et contribuez activement à la préparation et au suivi des réunions, projets et dossiers relevant du Département des soins. Vous évoluez dans un environnement où confidentialité, fiabilité, qualité et sens du service sont essentiels.

Dans le cadre de votre fonction, vos missions consisteront entre autres à :

• Assurer le suivi administratif et organisationnel quotidien du Département des soins ;

• Gérer le courrier, la boîte mail, le standard téléphonique et les communications du département ;

• Gérer l’agenda du Directeur des soins, les rendez-vous, les priorités et les échéances ;

• Assurer le classement, l’archivage, la traçabilité et la diffusion des documents administratifs ;

• Assurer le suivi administratif des stages, des badges, des clés, des signatures et des commandes ;

• Planifier et organiser les réunions internes et externes ainsi que leur logistique ;

• Préparer les invitations, ordres du jour, dossiers, présentations et supports nécessaires aux réunions ;

• Participer à la prise de notes et à la rédaction des comptes rendus, puis assurer le suivi des décisions, plans d’action et échéances ;

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, communications, rapports et documents institutionnels ;

• Assurer la gestion et la diffusion de l’information auprès des collaborateurs et partenaires internes et externes ;

• Préparer et actualiser les supports d’information destinés aux patients et contribuer à la communication interne ;

• Préparer et structurer les dossiers de synthèse pour le Directeur des soins, les réunions et groupes de travail ;

• Collecter, structurer et synthétiser les informations nécessaires au suivi des dossiers et au pilotage du département ;

• Contribuer au suivi des tableaux de bord, indicateurs, plans d’action et outils de reporting du Département des soins ;

• Participer à la mise à jour des procédures et documents internes, à l’amélioration continue des pratiques et au respect des règles de qualité et de gestion des risques ;

• Veiller à la qualité, la fiabilité, la traçabilité et la confidentialité des informations et documents traités ;

• Collaborer étroitement avec le Directeur des soins, les Cadres, les différents services et les partenaires internes et externes ;

• Participer aux réunions, groupes de travail, événements et projets en lien avec la fonction ;

• Contribuer à l’intégration et à l’accompagnement des nouveaux collaborateurs et stagiaires ;

• Assurer, selon les besoins, la traduction de documents administratifs français–allemand et allemand–français.

Profil :

• Vous êtes titulaire d’un Bac+2 (BTS, diplôme de technicien supérieur ou équivalent) en assistanat de direction, gestion administrative, management des organisations ou domaine apparenté ;

• Vous possédez une expérience d’au moins 3 ans, idéalement dans le secteur hospitalier ou en secrétariat médical ;

• Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse, ainsi que d’une bonne aptitude à structurer l’information ;

• Vous êtes organisé, rigoureux et autonome, avec un excellent sens des priorités et du respect des échéances ;

• Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, faites preuve d’anticipation et assurez un suivi efficace ;

• Vous maîtrisez les outils MS Office et Teams, ainsi que les tableaux de bord et outils de reporting ; la connaissance de SharePoint constitue un atout ;

• Vous disposez d’excellentes capacités de traduction français ↔ allemand ;

• Vous maîtrisez le français et l’allemand au niveau C1 minimum ainsi que le luxembourgeois au niveau B2 minimum ; la connaissance de l’anglais constitue un atout ;

• Vous êtes fiable, proactif, flexible et doté d’un bon esprit d’initiative, avec un réel sens des responsabilités et du service ;

• Vous faites preuve de discrétion, de confidentialité, d’excellentes qualités relationnelles, d’empathie et de bienveillance, et appréciez le travail en équipe.

Ce que nous offrons :

• Un emploi motivant dans un environnement respectueux, dynamique et stimulant ;

• Poste conventionné CCT-FHL ;

• 38 heures hebdomadaire (équivalent temps plein) ;

• Rémunération sur 13 mois ;

• Formation continue ;

• Pécule de vacances ;

• 36 jours de congés (équivalent temps plein), congé social, …

• Salle de sport, restauration à tarifs avantageux, … ;

• Possibilités de stationnement sur site et à proximité.

Traitement de vos données personnelles :

Nous vous informons que le traitement de vos données personnelles communiquées dans le cadre du processus de sélection et de recrutement s’effectue conformément à la Notice d’Information sur le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du recrutement. Cette notice peut être consultée sur notre site web www.chnp.lu. Nous vous remercions de bien vouloir en prendre connaissance avant l’envoi de votre candidature.

Les candidatures devront être composées d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae complet.

Vous reconnaissez-vous dans cette annonce ? N’hésitez pas à postuler !